İş hayatımızda en çok kullandığımız ve hemen hemen tüm yazışma trafiğini yönettiğimiz e-mail ’in doğru kullanımının doğru kullanımda zaman avantajına değineceğiz.
Üretilmesini istediğiniz iş ile ilgili departmanınıza ya da tedarikçinize atacağınız yazışmada fazladan belirtilen her detay daha az soru dönüşü demektir. Üşendiğiniz bir anda gönderdiğiniz eksik detaylı maile dönen soru yağmurları ile uğraşmak size fazladan stres kaynağı olacaktır.
Maillerinizde kelime kalabalığı yerine daha az cümle ile sade tutun. Karşı tarafın sizi anlamama olasılığı azalacaktır.Bir veya birden çok iş tariflerinde madde işaretleri ya da numaralandırma yöntemi kullanın.Yazışmalarınız da acil işlerden zamanı olan işlere göre sıralama yapın ve bu sıralamayı maillerde belirtin. Bu durumda acil ve daha çok zaman alan işleriniz yapılmaya başlanırken artan sürelerde de zamanı olan işleri aradan çıkartmış ve zaman kazanmış olursunuz.
Yazışmalarınızda karşı taraftan istediğiniz ürün ya da hizmet ile ilgili teknik bilginiz yok ise, google’dan ufak bir araştırma ile anlatmak istediğiniz konuyu destekleyen görseller ile mailinizi daha anlaşılabilir hale getirebilir ve üzerinizdeki yükten kurtulabilirsiniz.Sürekli yazıştığınız kişiler ve firmalar için mail istemcinizde klasörler oluşturup uygulayacağınız kurallar ile ilgili kişilerden gelen maillerin belirlediğiniz klasörlere düşmesini sağlayabilirsiniz. Mail bulmak, takip etmek, işaretlemek daha kolay olacaktır.
Hem bilgisayardan hem de akıllı telefonunuzdan aynı maili kullanıyorsanız. Telefondan gönderdiğiniz maillerde kendinizi cc’ye ekleyin. Mail alt yapınızının desteklememesi durumunda telefondan gönderdiğiniz maili bilgisayarınızda göremeyeceğiniz için bu çözüm sizin için yararlı olabilir. İş akışını ve takibini bilgisayarınızda kurulu olan mail istemcisi üzerinden yapıyorsanız sizin için kolaylık sağlayacaktır.
